法人の営業に携わっている方の悩みの一つに接待があるのではないでしょうか。
お取引先との接待といっても、気軽な飲み会もありますし、役員を含んだ会食もあります。
今回は、少し格式ばった会食について、その事前準備に焦点を当ててみます。
段取りに悩んだ時等にご参照頂ければ幸いです。
参加者・日時の設定
まず、会食は接待の目的をはっきりさせなければなりません。
単なる「懇親」ではなく、誰と誰を気軽に話が出来るような関係にしたい、取引の御礼を伝えたい等、より具体的な目的を設定します。
この接待の目的を踏まえて参加メンバーを設定するのです。
単にいつものカウンター(お相手)ではダメです。会社のお金を使うのですから、そこに意図、意思を込めることが必要です。
例えば、いつも本音を言わないキーパーソンも会食なら本音を言ってくれるかもしれません。
また、案件を進めるなら意思決定前に開催することが効果的でしょう。
お礼の場合は、何らかの案件成約後、 あまり日を開けないで実施しなければ意味がありません。
そして、目的も考えながら、スケジュールは開催日の1ヵ月前までに決めておくのが礼儀です。そのため、足元の状況のみならず、将来発生が想定される様々な要素を勘案して日程を設定するのです。
そもそも相手の忙しさによっては、1ヵ月前の調整では遅いこともあります。また、場合によっては自社の役員が多忙すぎて、半年前でないと設定出来ないこともあるのです。
出来るだけ将来を予測しながら、前倒しに設定していくことが会食のセットに求められるのです。
会場・料理
参加者と日時が決定しても油断は出来ません。
次に会場と料理を決めなければなりません。（場合によっては、お連れしたいお店があり、先にお店が空いてる日程を押さえることもあります）
お客様の様々な情報は事前に把握しておくことが望ましいのですが、場合によっては、会場選定時に確認します。以下は確認するポイントです。
- 嫌いなもの、食べられないもの、アレルギーの有無はないか
- 例としては、パクチーがダメとか、脂っこいものがダメとか、甲殻類アレルギー等
- お酒の好みもポイント（日本酒好き、焼酎好き等）
- 日本酒好きでも、こだわる方は銘柄や地方等様々な要素が存在
- 喫煙の有無
- ただし、近時は喫煙者でも会食場所で吸わない方もいる可能性あり
- 会食場所は、会食履歴を取っておき、前回と被らないようにすべき
- また、可能であれば相手の前後の接待・会食場所を事前に聞いておき、料理が被らないようにすると良
そして、会食場所は、個室を取るのが基本です。お客様との距離感でテーブル席、半個室、小あがりの場合もあり得ますが、判断が難しいかもしれません。
席は、座敷よりは掘りごたつ、テーブル席が無難です。特にお客様の年齢によっては、腰や膝が悪い場合もあります。
会食の場所は、オフィスとお客様の自宅の場所を確認し、お客様が帰りやすい場所の方が良いでしょう。
しかし、特徴のあるお店ならルートと異なっていても良いこともあります。
お店には予約時に上座・下座の座席数を指示（双方の人数が異なる場合）します。
もちろん、喫煙・禁煙の可否、支払い方法（クレジットカードの可否、請求払いの可否）を確認します。
予約名は、通常は当方の最上位者（案内状の差出人名）とします。
前日にはお店に予約を再確認しておいた方が良いでしょう。
手土産
手土産の用意は当然ながら事前にお客様と調整します。
負担軽減の観点から基本的には手土産無しの会食が多くなっていますが、お相手次第です。
事前に確認しておかないと、相手だけが持ってきてしまって対応できないこともありますので、注意が必要です。
手土産選定には家族構成を勘案することが基本です。
単身赴任だと日持ちするものがベターですし、帰りの交通手段によってはかさばるものは不可（電車の場合等）です。
帰りの交通手段
お客様の帰りの交通手段も確認が必要な事項てす。
タクシーの手配も考えなければなりませんので、お客様のお帰りの車の有無は確認をすべきです。
また、地方都市の場合は、運転代行業者の手配も考えておいた方が良いかもしれません。通勤に自家用車を利用している方が多いからです。
まとめ
如何だったでしょうか。
単なる会食といってもバカには出来ません。
気にしなければならないポイントは準備段階といえども多数あります。
会食は上手くいって当たり前です。お客様に不便を感じさせたら成功とは言えません。
古くさいと言われようとも、気にして損になることはないのです。
